Administrasi transaksi

Transaksi penjualan
Transaksi penjualan adalah hubungan jual beli barang antara toko ( penyalur barang ) dengan pemasok barang, Dimana untuk pengiriman barang pertama bisa dengan sampel atau alokasi produk sesuai kapasitas tempat untuk mendispaly produk, Dan selanjutnya akan dilakukan pengiriman barang terbaru dengan mengacu pada  penjualan atau kapasitas tempat display barang yang tersisa. Dan untuk order pertama ini, Toko akan melakukan pembayaran penuh nilai nominal yang tercantum pada nota, Dan untuk pembayaran nota selanjutnya akan dikurangi retur sisa stok barang pengiriman sebelumnya ( usia barang ditoko bervariasi ).

Bukti Transaksi adalah bukti tertulis atau bukti terjadinya kegiatan transaksi dalam bisnis atau perusahaan.
 Manfaat bukti transaksi yang utama yaitu menyediakan bukti transaksi yang telah dilakukan dan menghindari kemungkinan sengketa di masa mendatang. Bukti transaksi ini berdasarkan asalnya dibedakan menjadi 2 yaitu bukti transaksi internal dan bukti transaksi eksternal :
 a. Bukti Transaksi internal adalah bukti pencatatan kejadian yang ada di dalam perusahaan, umumnya berupa memeo dari pimpinan kepada orang yang ditunjuk. b. Bukti Transaksi eksternal adalah bukti transaksi yang terjadi dengan pihak di luar perusahaan.

Macam-macam Bukti Transaksi Penjualan

Transaksi penjualan bisa dilakukan secara kredit maupun tunai. Transaksi penjualan dimulai dari penerimaan pesanan dari pelanggan ( diterimanya surat pesanan)
Adapun berkas administrasi transaksi penjualan sebagai berikut:

a.          Faktur ( invoice )
Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh pihak penjual disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap 2, yang asli diberikan kepada pihak pembeli sebgai bukti pencatatan pembelian secara kredit sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit.




Contoh faktur

PT ANUGERAH Jakarta, 7 Juli 2015
Jl. Raya Hankam No 2                        Kepada: Toko Bima
Bekasi Jl. Raya Pondok Gede No. 34
Jakarta Timur
Faktur  No. 122/AN
No
Jenis Barang
banyaknya
Harga Satuan
Jumlah

1
Komputer assu
2
Rp.7.500.000
Rp. 15.000.000

2.
Meja Komputer
2
Rp.1.000.000
Rp.   2.000.000













Jumlah
Rp. 17.000.000

Pembayaran 5 Agustus 2015                                  Hormat  kami,
Diterima oleh Bagian Penjualan


(..................) (............................)
Informasi yang harus dimuat dalam faktur antara lain :
·           Nama dan alamat penjual
·           Nomor faktur
·           Nama dan alamat pembeli
·           Tanggal pemesanan
·           Tanggal pengiriman
·           Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang, kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga.

Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan faktur pembelian, sedangkan bagi pihak penjual faktur yang dikirim kepada pihak pembeli merupakan faktur penjualan.

b.         Kuitansi ( official Receipt )
Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri dari dua bagian, bagian pertama diberikan kapada pihak pembayar sebagi bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal ( Sus/ bonggol kuitansi ) untuk sementara bias dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang. Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan berdasarkan UU RI tentang Bea Materai. Untuk pembayaran dalam jumlah nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp 3.000,-
Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :
·           Nama yang menyerahkan uang
·           Jumlah uang yang dibayarkan
·           Tanggal penyerahan uang
·           Nama dan tanda tangan yang menerima uang

c.           Nota debet ( Debit Memo )
Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah didebet dengan jumlah tertentu. Penerina nota debet ini akan mencatat pada akun pihak pengirim nota pada sisi kredit.

d.          Nota kredit ( Credit Memo)
Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitunganyang dikirim suatu perusahaan /badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu. Penerima nota kredit ini akan mencatat pada akun pihak-pihak pengirim nota pada sisi debet.

e.         Cek ( Cheque )
Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro.
Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, dan struk atau bonggol cekuntuk dijadikan bukti tambahan transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran.

f.         Bilyet giro
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.


g.             Rekening Koran
Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya, dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.

Membuat administrasi transaksi penjualan
Terbagi menjadi 2, yaitu secara tunai dan kredit

Untuk menangani  administrasi  penjualan tunai sebagai berikut:
1.           Permintaan pelanggan dibuktikan dengan surat permintaan (Order) dari calon pembeli
2.            Negosiasi dibuktikan dengan bukti dengan bukti pertemuan  berupa notulen (catatan kesepakatan sementara)
3.          Membuat dan menandatangani  surat perjanjian dibuktikan dengan adanya surat perjanjian
4.            Faktur dibuat dengan benar dan teliti, sehingga tidak merugikan perusahaan dan konsume,.faktur dibuat beberapa rangkap untuk kepentingan administrasi.
5.            Barang dagangan sebelum dijual diperiksa apakah sesuai dengan pesanan pembeli, tidak cacat apakah sesuai dengan standar mutu, bila ya, maka barang dikirim kepada pembeli. Bila tidak, barang dikembalikan lagi kegudang.
6.             Cocokkan invoice asli dan rangkap, bila cocok terima pembayaran barang dan periksa uang tunai yang dibayarkan dengan teliti.
7.             Buat bukti penerimaan uang (kuitansi) sesuai dengan jumlah uang yang diterima.
8.             Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayan yang sempurna.

Untuk menangani administrasi penjualan kredit sebagai berikut:
1.           Permintaan pelanggan dibuktikan oleh surat permintaan (order)dari pembeli.
2.            Negasiasi dibuktikan dengan catatan (notulen) hasil pertemuan yang termuat dalam kesepakatan.
3.           Aplikasi kredit dibuat oleh calon pembeli
4.            Periksa formulir aplikasi kredit apakah sesuai dengan bukti-bukti yang diperlukan
5.             Survey kepada calon pelanggan dibuktikan dengan formulir  bukti survey yang terisi  lengkap beserta rekomendasi seperlunya.
6.            Persetujuan dari manajer dari bagin kredit dibuktikan dengan otorisasi (ditandatanganinya) formulir aplikasi kredit.
7.             Apabila ya, maka dilakukan proses penjualan. Apabila tidak, maka dikembalikan kepada calon pelanggan
8.            Surat perjanjian dibuat sesuai dengan standr perusahaan
9.            Buat invoice (faktur)
10.          Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan yang sempurna.